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Stand: 20. Februar 2023
(1) Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten des auftraggebenden Unternehmens (im Folgenden "Auftraggeber") und der PostPal Marketing Solutions GmbH (im Folgenden "Auftragnehmer") (Auftraggeber und Auftragnehmer zusammen „Parteien“) im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag.
(2) Dieser Vertrag findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch ihn beauftragte Unterauftragnehmer (Subunternehmer) personenbezogene Daten des Auftraggebers in dessen Auftrag verarbeiten.
(3) In diesem Vertrag verwendete Begriffe sind entsprechend ihrer Definition in der EU Daten-schutz-Grundverordnung zu verstehen. In diesem Sinne ist der Auftraggeber der „Verantwortliche“, der Auftragnehmer der „Auftragsverarbeiter“. Soweit Erklärungen im Folgenden „schriftlich“ zu erfolgen haben, ist die Schriftform nach § 126 BGB gemeint. Im Übrigen können Erklärungen auch in anderer Form erfolgen, soweit eine angemessene Nachweisbarkeit gewährleistet ist.
Der Auftragnehmer übernimmt die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten des Auftraggebers zur Erstellung, Druck, Veredelung, Personalisierung, Einlieferung zum Postversand, sowie Auswertung von postalischen Werbesendungen.
Die Verarbeitung beruht auf dem Vertragsverhältnis zwischen den Parteien, das durch die Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) des Auftragnehmers zu Stande gekommen ist. Mit Nutzung des Dienstes des Auftragnehmers stimmt der Auftraggeber auch dieser Vereinbarung zu.
Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung beider Parteien in Kraft und gilt, solange der Auftragnehmer personenbezogene Daten für den Auftraggeber verarbeitet.
Die Verarbeitung ist folgender Art: Erfassen, Organisation, Ordnen, Speicherung, Anpassung oder Veränderung, Abfragen, Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Abgleich oder Verknüpfung, Einschränkung, Löschen oder Vernichtung von Daten
Die Verarbeitung dient folgendem Zweck: Erbringung von Dienstleistungen zur auftragsgemäßen Erstellung, Druck, Personalisierung, Einlieferung zum Postversand, sowie Auswertung der postalischen Werbesendungen.
Es werden folgende Daten verarbeitet: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Zahlungsdaten, Vertragsdaten, Adressdaten, Druckdaten, Inhaltsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten, optional beliebig viele Variablen mit ggf. personenbezogenen Daten
Von der Verarbeitung betroffen sind: Kunden, Adressaten / Kontakte, Mitarbeiter, Interessenten
(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich wie vertraglich vereinbart oder wie vom Auftraggeber angewiesen, es sei denn, der Auftragnehmer ist gesetzlich zu einer bestimmten Verarbeitung verpflichtet. Sofern solche Verpflichtungen für ihn bestehen, teilt der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, es sei denn, die Mitteilung ist ihm gesetzlich verboten. Der Auftragnehmer verwendet darüber hinaus die zur Verarbeitung überlassenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke.
(2) Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen, allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Er beachtet die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung.
(3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Verarbeitung die Vertraulichkeit streng zu wahren.
(4) Personen, die Kenntnis von den im Auftrag verarbeiteten Daten erhalten können, haben sich schriftlich zur Vertraulichkeit zu verpflichten, soweit sie nicht bereits gesetzlich einer einschlägigen Geheimhaltungspflicht unterliegen.
(5) Der Auftragnehmer sichert zu, dass die bei ihm zur Verarbeitung eingesetzten Personen vor Beginn der Verarbeitung mit den relevanten Bestimmungen des Datenschutzes und dieses Vertrags vertraut gemacht wurden. Entsprechende Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen sind angemessen regelmäßig zu wiederholen. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass zur Auftragsverarbeitung eingesetzte Personen hinsichtlich der Erfüllung der Datenschutzanforderungen laufend angemessen angeleitet und überwacht werden.
(6) Im Zusammenhang mit der beauftragten Verarbeitung unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber soweit erforderlich bei der Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten, insbesondere bei Erstellung und Fortschreibung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, bei Durchführung der Datenschutzfolgeabschätzung und einer notwendigen Konsultation der Aufsichtsbehörde. Die erforderlichen Angaben und Dokumentationen sind vorzuhalten und dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich zuzuleiten.
(7) Wird der Auftraggeber durch Aufsichtsbehörden oder andere Stellen einer Kontrolle unter-zogen oder machen betroffene Personen ihm gegenüber Rechte geltend, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber im erforderlichen Umfang zu unterstützen, soweit die Verarbeitung im Auftrag betroffen ist.
(8) Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Direkt an ihn gerichtete Anfragen wird er unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
(9) Soweit gesetzlich verpflichtet, bestellt der Auftragnehmer eine fachkundige und zuverlässige Person als Beauftragten für den Datenschutz. In Zweifelsfällen kann sich der Auftraggeber direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mit oder begründet, weshalb kein Beauftragter bestellt wurde. Änderungen in der Person oder den innerbetrieblichen Aufgaben des Beauftragten teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mit.
(10) Die Auftragsverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU oder des EWR. Jegliche Verlagerung in ein Drittland darf nur mit Zustimmung des Auftraggebers und unter den in Kapitel V der Datenschutz-Grundverordnung enthaltenen Bedingungen sowie bei Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrags erfolgen.
(1) Die im Anhang 1 beschriebenen Datensicherheitsmaßnahmen werden als verbindlich festgelegt. Sie definieren das vom Auftragnehmer geschuldete Minimum. Die Beschreibung der Maßnahmen muss so detailliert erfolgen, dass für einen sachkundigen Dritten allein aufgrund der Beschreibung jederzeit zweifelsfrei erkennbar ist, was das geschuldete Minimum sein soll. Ein Verweis auf Informationen, die dieser Vereinbarung oder ihren Anlagen nicht unmittelbar entnommen werden können, ist nicht zulässig.
(2) Die Datensicherheitsmaßnahmen können der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung entsprechend angepasst werden, solange das hier vereinbarte Niveau nicht unterschritten wird. Zur Aufrechterhaltung der Informationssicherheit erforderliche Änderungen hat der Auftragnehmer unverzüglich umzusetzen. Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Wesentliche Änderungen sind zwischen den Parteien zu vereinbaren.
(3) Kopien oder Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Ausgenommen sind technisch notwendige, temporäre Vervielfältigungen, soweit eine Beeinträchtigung des hier vereinbarten Datenschutzniveaus ausgeschlossen ist.
(4) Die Verarbeitung von Daten in Privatwohnungen ist gestattet. Soweit eine solche Verarbeitung erfolgt, ist vom Auftragnehmer sicherzustellen, dass dabei ein diesem Vertrag entsprechendes Niveau an Datenschutz und Datensicherheit aufrechterhalten wird und die in diesem Vertrag bestimmten Kontrollrechte des Auftraggebers uneingeschränkt auch in den betroffenen Privatwohnungen ausgeübt werden können.
(5) Dedizierte Datenträger, die vom Auftraggeber stammen bzw. für den Auftraggeber genutzt werden, werden besonders gekennzeichnet und unterliegen der laufenden Verwaltung. Sie sind jederzeit angemessen aufzubewahren und dürfen unbefugten Personen nicht zugänglich sein.
(1) Im Rahmen des Auftrags verarbeitete Daten wird der Auftragnehmer nur entsprechend der getroffenen vertraglichen Vereinbarung oder nach Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder sperren.
(2) Den entsprechenden Weisungen des Auftraggebers im Bezug auf die in seinem Auftrag verarbeiteten Daten wird der Auftragnehmer jederzeit und auch über die Beendigung dieses Vertrages hinaus Folge leisten.
(1) Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung von Subunternehmern zu unter der Bedingung ei-ner vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO.
(2) Die Beauftragung ist nur möglich, wenn dem Subunternehmer vertraglich mindestens Datenschutzpflichten auferlegt wurden, die den in diesem Vertrag vereinbarten vergleichbar sind.
(3) Die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und des Subunternehmers sind eindeutig voneinander abzugrenzen.
(4) Der Auftragnehmer wählt den Subunternehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eig-nung der vom Subunternehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig aus.
(5) Zurzeit sind die in Anlage 2 mit Namen, Anschrift und Auftragsinhalt bezeichneten Subunternehmer mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in dem dort genannten Um-fang beschäftigt und durch den Auftraggeber genehmigt. Die hier niedergelegten sonstigen Pflichten des Auftragnehmers gegenüber Subunternehmern bleiben unberührt.
(6) Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieses Vertrags sind nur solche Leistungen, die einen direkten Zusammenhang mit der Erbringung der Hauptleistung aufweisen. Nebenleistungen, wie beispielsweise Transport, Wartung und Reinigung sowie die Inanspruchnahme von Telekommunikationsdienstleistungen oder Benutzerservice sind nicht erfasst. Die Pflicht des Auftragnehmers, auch in diesen Fällen die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit sicherzustellen, bleibt unberührt.
(1) Für die Beurteilung der Zulässigkeit der beauftragten Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte von Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich.
(2) Der Auftraggeber erteilt alle Aufträge, Teilaufträge oder Weisungen dokumentiert. In Eilfällen können Weisungen mündlich erteilt werden. Solche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich dokumentiert bestätigen.
(3) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.
(4) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarungen beim Auftragnehmer in angemessenem Umfang selbst oder durch Dritte, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie sonstige Kontrollen vor Ort zu kontrollieren. Den mit der Kontrolle betrauten Personen ist vom Auftragnehmer soweit erforderlich Zutritt und Einblick zu ermöglichen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, erforderliche Auskünfte zu erteilen, Abläufe zu demonstrieren und Nachweise zu führen, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Kontrollen durch Dritte zu verweigern, soweit diese mit ihm in einem Wettbewerbsverhältnis stehen oder ähnlich gewichtige Gründe vorliegen.
(5) Kontrollen beim Auftragnehmer haben ohne vermeidbare Störungen seines Geschäftsbetriebs zu erfolgen. Soweit nicht aus vom Auftraggeber zu dokumentierenden, dringlichen Gründen anders angezeigt, finden Kontrollen nach angemessener Vorankündigung und zu Geschäftszeiten des Auftragnehmers, sowie nicht häufiger als alle 12 Monate statt. Soweit der Auftragnehmer den Nachweis der korrekten Umsetzung der vereinbarten Datenschutz-pflichten erbringt, soll sich eine Kontrolle auf Stichproben beschränken.
(1) Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes im Auftrag verarbeiteter personenbezogener Daten unverzüglich mit. Auch begründete Verdachtsfälle hierauf sind mitzuteilen. Die Mitteilung hat spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Kenntnis des Auftragnehmers vom relevanten Ereignis an eine vom Auftraggeber benannte Adresse zu erfolgen. Sie muss mindestens folgende Angaben enthalten:
(2) Ebenfalls unverzüglich mitzuteilen sind erhebliche Störungen bei der Auftragserledigung sowie Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die in diesem Vertrag getroffenen Festlegungen.
(3) Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollen oder Maß-nahmen von Aufsichtsbehörden oder anderen Dritten, soweit diese Bezüge zur Auftragsverarbeitung aufweisen.
(4) Der Auftragnehmer sichert zu, den Auftraggeber bei dessen Pflichten nach Art. 33 und 34 Datenschutz-Grundverordnung im erforderlichen Umfang zu unterstützen.
(1) Der Auftragnehmer wird bei Beendigung des Auftragsverhältnisses im Auftrag verarbeitete Daten oder Kopien derselben noch in der Verfügungsgewalt des Auftragnehmers vernichten. Die Vernichtung hat so zu erfolgen, dass eine Wiederherstellung auch von Restinformationen mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich ist.
(2) Der Auftragnehmer hat den Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung zu führen.
(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer mindestens bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres nach Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung dem Auftraggeber übergeben.
Die Vergütung des Auftragnehmers ist abschließend in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen geregelt. Eine gesonderte Vergütung oder Kostenerstattung im Rahmen dieses Vertrages erfolgt nicht.
(1) Der Auftraggeber kann diese Vereinbarung jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen („außerordentliche Kündigung“), wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieser Vereinbarung vorliegt, der Auftragnehmer eine rechtmäßige Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer Kontrollrechte des Auftraggebers vertragswidrig verweigert.
(2) Bei unerheblichen Verstößen setzt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Abhilfe. Erfolgt die Abhilfe nicht rechtzeitig, so ist der Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung wie in diesem Abschnitt beschrieben berechtigt.
(1) Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen der jeweils anderen Partei auch über die Beendigung des Vertrages vertraulich zu behandeln. Bestehen Zweifel, ob eine Information der Geheimhaltungspflicht unterliegt, ist sie bis zur schriftlichen Freigabe durch die andere Partei als vertraulich zu behandeln.
(2) Sollte Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu verständigen.
(3) Für Nebenabreden ist die Schriftform und die ausdrückliche Bezugnahme auf diese Vereinbarung erforderlich.
(4) Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.
In diesem Abschnitt werden die auftragsbezogenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (auch "TOM") zur Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit festgelegt, die der Auftragnehmer mindestens einzurichten und laufend aufrecht zu erhalten hat. Ziel ist die Gewährleistung insbesondere der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der im Auftrag verarbeiteten Informationen.
Kunden können die TOM über unser Kontaktformular anfordern.
Eine Auflistung der aktuellen Subdienstleister kann über unser Kontaktformular angefordert werden.